Na 30 jaar ervaring in de installatietechniek (AV/Theater/Infrastructuur/Interieur/Energie) kunnen wij met ons brede wereldwijde netwerk goed en gedegen advies geven. Elektrotechniek, audio- en lichttechniek zijn altijd met elkaar verbonden geweest, maar er is nu een extra punt aan toegevoegd en dat is “Het Netwerk Management Systeem”. Kabelgoten en bekabeling, interventie, Wifi, Bluetooth, UTP, POE, SDI, AES, sACN etc. etc. er zijn ontelbare opties om camera’s, lampen, beamers, alarm, speakers aan elkaar te verbinden, de communicatie gebeurt tegenwoordig meestal digitaal in besturingssoftware. Als expert in het aanbestedingsteam steun je de project/tender manager maar ook de rest van de leden, van de contractmanager tot het afdelingshoofd inkoop.

Bij complexe aanbestedingen is het lastig om in een app te vangen wat alle wensen zijn, uiteraard kun je de vraag neerleggen bij een licht programmeur van een specifiek software programma. Maar hoe zit het met het totale ontwerp? Welke doelen willen we bereiken? Welke functie krijgen de ruimtes? Welke producten moeten van A-merken zijn en welke van B-merken of zijn er in sommige gevallen zelfs C-merken toe te passen? Zijn er equivalenten in omloop met een andere branding, maar zijn feitelijk hetzelfde product? Wat mogen de geschiktheidseisen, selectiecriteria en gunningscriteria zijn en hoe beoordeel je dit? Al deze vragen en meer passen niet in één app. Wij geven graag professioneel advies en een eerste begroting plus een diagnose welke duidelijk past bij het ambitieniveau.

Ondanks onze dienst richting zowel inschrijvende partijen als partijen die de aanbestedingen/uitvraag publiceren zijn wij toch onafhankelijk. Importeurs, fabrikanten en installateurs hebben er natuurlijk baat bij als ze het product verkopen waar de grootste marge op zit. Als wij met u een aanbesteding formulieren en uitzetten, weten wij hoe de markt globaal in elkaar steekt, maar wij gaan niet op de stoel van de importeur of installateur zitten. En wij hebben ook geen afspraak met fabrikanten of anderzijds. Andersom is het minder belangrijk om onafhankelijk te zijn, een tip richting andere fabrikanten kan juist veel opleveren. Alles bij 1 importeur of fabrikant inkopen lijkt soms handig, maar is kwalitatief niet altijd de beste oplossing (Artikel 2.52 Een gezamenlijk/combinatie aanbod heeft soms de voorkeur en kent veel voordelen voor zowel de aanbieder als de afnemer).

Tussentijdse evaluaties, experts invliegen of van koers veranderen kan zinvol zijn (bijvoorbeeld tijdens een extra locatiebezoek en op voorwaarde dat er geen wezenlijke wijziging is en alles in een laatste N.v.I. past). Niet alleen kunnen wij gaande een project aansluiten met ons advies, ook bij de afronding (opmaken en beoordelen van een shortlist) kunnen overheden en bedrijven voor consultatie bij ons terecht. Tevens kunnen wij lopende het traject een controlefunctie aannemen en bijvoorbeeld toegepaste “key performance indicators” (KPI) voor u in de gaten houden “the proof is in the pudding”. Uiteraard evalueren we alle trajecten met onze partners, waardoor we de kwaliteit monitoren en blijven verbeteren, ofwel “Kaizen” (Japans voor continu verbeteren).

Aanbestedende diensten zijn soms verplicht om afgewezen inschrijvers in kennis te stellen, inclusief de reden van afwijzing. Hierbij kan gevoelige bedrijfsinformatie bij de concurrent terecht komen. Inschrijvers die bepaalde informatie van de winnende inschrijver wensen kunnen uit deze belangrijke informatie destilleren die vertrouwelijk had moeten blijven, om zo de positie van de winnende tender te beschermen. Zowel de aanbestedende dienst als de inschrijver moeten hiervoor waken. Ook wij geven hier adviezen over, ook op het moment dat er WOB-verzoeken komen.

Hoewel er in een ver verleden veel werd georganiseerd/gerealiseerd met snoepreisjes en restaurantbezoeken, is dit anno 2025 minder belangrijk en soms zelfs niet wenselijk. Europese overheden hebben strenge regels waar het gaat om “snoepreisjes”, u moet zich hier niet mee inlaten tijdens overheidsaanbestedingen, dit werkt averechts. Een speciale band opbouwen met klanten blijft natuurlijk wel belangrijk, een sociale houding of een sociaal gebaar zijn zelfs essentieel voor de gunfactor. Vertrouwen uitstralen is tevens essentieel.

Ja, er zijn alternatieven zoals; De Aanbestedingskalender, Negometrix en CTM Solutions. Uiteraard kunnen bedrijven onderling (onderhands) gewoon offertes opvragen bij elkaar en kan een overheidsinstelling kleinere (Artikel 2.19 Lid 3, percelen waarvan de geraamde waarde niet meer bedraagt dan € 80 000) aanbestedingstrajecten binnen de regelgeving van de aanbestedingswet onderhands uitvoeren. De consultatie zelf, maar ook huur van apparatuur en vervanging of herstel van systemen vallen niet per se onder deze wet. Hierbij kan de overheidsinstelling zelf offertes opvragen. Steeds vaker worden algoritmes en AI ingezet om keuzes voor ons te maken, maar een eindbesluit is niet iets wat je hier aan over wil laten. Wie heeft de regie en welke omstandigheden neem je mee in je besluit en zijn er verborgen kosten? Inkopen is een vak, zeker in de AV en licht installatie sector.

Veel energiebesparende maatregelen kunnen rekenen op subsidie, de aanbestedende partij kunnen wij helpen bij aanvragen. En er is een Energie-Investeringsaftrek (EIA) voor ondernemers. Verder is veel meer aftrekbaar denk aan “beroepsuitrusting kosten” en andere representatie- en ambiance-kosten. Binnen de EU is BTW belasting tussen landen aftrekbaar, bij import buiten de EU is dat een ander verhaal, iets om rekening mee te houden bij het opmaken van de begroting. Subsidie op lokaal geproduceerd materiaal is in een aantal gevallen ook toepasbaar.

Voor beide partijen is “Storytelling” belangrijk, maar het moet oprecht, helder en bij aanvang een pakkend en vooral kloppend verhaal zijn. Visueel sterk zijn is wellicht de belangrijkste factor, het is snel en voor partijen overzichtelijk. Ook creativiteit en doortastendheid spelen een rol bij de presentatie, een verrassend element kan het enthousiasme aanwakkeren. Een maquette, 3D animatie of film, tekeningen of de oude vertrouwde Powerpoint, (vereenvoudigde) technische tekeningen en uiteraard een duidelijk beeld van de (sociale) ROI.
Strategisch inschrijven op een (service) bestek moet kunnen, maar zonder misleiding.
Voordat de presentatie start is er natuurlijk een brainstorm geweest met “geweldige ideeën", maar om alleen de super en levensvatbare ideeën te presenteren ga je selecteren, hier kun je Mark Raison’s Idea Box idee-selectiemethode bij gebruiken. Als de presentatie goed is, ben je al met 1 been binnen bij de aanbesteder, uiteraard moet de prijs ook kloppen, de prestaties/capaciteitsvereiste en het moet geheel aansluiten op de gunningscriteria en eisen.

De Aanbestedingswet 2012 kent dwingende en facultatieve uitsluitingsgronden. In de Aanbestedingswet 2012 staan 3 EMVI gunningscriteria: de beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV), de laagste prijs en de laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit (met name levenscycluskosten).

B2B tenders zitten uiteraard anders in elkaar dan overheidsaanbestedingen, een overheidsinstelling is minder gevoelig voor “de sociale gunfactor” en gaat akkoord met een offerte op basis van lineaire objectieven (BPKV) richtlijnen en de effectiviteit zoals ze beschreven staan in de stukken. Dat wil niet zeggen dat er aspecten zijn die meer aansluiten bij de filosofie, criteria en doelstellingen van een stichting/instelling. Wij kunnen u bijstaan alles te toetsen (ook op echtheid) en argumenten van afwijzing of toewijzing te formuleren. Een lokaal bedrijf kan zomaar meer kans hebben omdat er lokale arbeid, grondstoffen of anderzijds gebruikt worden, of omdat het milieu minder belast wordt door veelvuldig woon/werk verkeer van diensten van bijvoorbeeld technici. B2B gunningen werken iets anders, hierbij kan een langer staande relatie of gegarandeerde service belangrijk zijn, of simpelweg een (sociale) klik. Uiteraard zal “value for money” het beslissende punt zijn.

Ten slotte het contract en de oplevering.
Van A tot Z de partijen begeleiden is ook een taak van de consultant. De gemaakte afspraken tussen de partijen staan uiteraard op papier, de risico’s en daarbij behorende garanties zijn bevestigd, met deze handtekeningen op de contracten en offerte overeenkomsten verbinden partijen zich aan elkaar. Hierbij komen paritaire voorwaarden en kwaliteitsservice ook om de hoek kijken, een oplevering kan alleen plaatsvinden met een bekrachtigen van een tevreden goedkeuring. Uiteraard kunnen wij als consultant aanwezig zijn bij de opleveringen om de werking tegen het licht te houden en te vergelijken met de inhoudelijke en technische overeenkomst.